Support TRS 2.0

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Blutspender sich einen Termin für eine Blutspendeaktion reservieren können. Als Mitarbeiter des Blutspendedienstes werden Sie diesen Prozess nur in den seltensten Fällen selbst durchführen, doch im Kontakt mit Spendern kann es nützlich sein zu wissen, wie der Vorgang auf Nutzerseite aussieht.

Termin suchen

• Nutzen Sie die Terminsuche auf blutspende.jetzt um einen passenden Termin in Ihrer Nähe zu finden.

• Wenn Sie einen Termin gefunden haben, öffnen Sie die Detailansicht des Termins. Hier finden Sie alle notwendigen Informationen zur Blutspendeaktion, inklusive einer Benachrichtigung, ob der Termine eine Online-Reservierung benötigt.

• Um einen Termin für die ausgewählte Blutspendeaktion zu reservieren, klicken Sie auf den Button "Termin reservieren". 

Freien Platz wählen

• Sie werden zur Terminreservierung für die gewählte Blutspendeaktion weitergeleitet.

• Auf dem Bildschirm sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Uhrzeiten, an denen eine Liege reserviert werden kann. Die Zahl in Klammern hinter der Uhrzeit gibt an, wie viele Plätze zur genannten Uhrzeit noch verfügbar sind.

• Wählen Sie eine Uhrzeit aus und klicken Sie auf den entsprechenden Button. 

Anmeldung

Sie werden zu einem Anmeldefenster weitergeleitet. Hier erhalten Sie nochmals eine Übersicht über den ausgewählten Termin und werden aufgefordert, sich entweder mit Ihrem Blutspendeausweis, Ihrem Spenderservice-Zugang oder ohne Blutspenderausweis anzumelden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Mit Blutspenderausweis: Tragen Sie bitte Ihren Nachnamen und Ihre Spendernummer ein. Ihre Spendernummer finden Sie auf Ihrem Blutspendeausweis. Klicken Sie auf "anmelden"

• Mit Spenderservice-Zugang: Tragen Sie bitte die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich beim Spenderservice registriert haben, sowie das Passwort, das Sie während der Registrierung vergeben haben. Klicken Sie auf "anmelden"

• Ohne Blutspenderausweis: Wenn Sie zum ersten Mal Blut spenden, klicken Sie bitte auf "Reservierung ohne Spendernummer". Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie bitte Ihren Kontaktdaten eintragen. Zur Validierung Ihrer Terminreservierung tragen Sie bitte eine gültige E-Mail-Adresse ein. 

• Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich für Ihren reservierten Termin eine Erinnerung einzurichten, entweder per E-Mail oder per SMS. 

• Bitte bestätigen Sie, dass Sie mit der Speicherung Ihrer Daten einverstanden sind, indem Sie in der entsprechenden Checkbox einen Haken setzen.

• Klicken Sie nun auf "Termin reservieren". 

Terminbestätigung

• Ihre Reservierung ist abgeschlossen! Auf der nächsten Anzeige erhalten Sie eine Übersicht über die getätigte Reservierung. Hier finden Sie noch einmal alle relevanten Informationen zur Blutspendeaktion.

• Über "Termin in Kalender eintragen" können Sie die getätigte Reservierung in Ihren Kalender (z.B. Outlook).

• Über die Buttons "Termin umbuchen" oder "Termin absagen" können Sie Ihren reservierten Termin stornieren oder Änderungen vornehmen. 

Bestätigung per E-Mail

• Nach Abschluss der Reservierung erhalten Sie außerdem per E-Mail eine separate Bestätigung.

• Dort finden Sie ebenfalls alle Informationen zu Ihrer Reservierung sowie die Buttons für "Termin umbuchen" und "Termin absagen". 

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bevor Sie eine Online-Reservierung für Ihre Blutspendeaktion anbieten können, müssen sie als erstes das Spendelokal als "Spendeort" im TRS einrichten. Keine Angst, die Einrichtung muss für jedes Spendelokal nur einmal erfolgen.

Das Terminreservierungssystem kennt drei Arten von "Spendeorten":

• Spendezentren
• Unternehmen
• Öffentliche Spendeorte

In diesem Tutorial konzentrieren wir uns auf das Einrichten eines Öffentlichen Spendeorts. Das Gelernte ist auch auf die anderen Arten von Spendeorten anwendbar, es gibt jedoch kleine Unterschiede, auf die wir in separaten Tutorials näher eingehen.

• Klicken Sie in der Primären Navigation (rote Leiste oben) auf "Verwaltung" [1] und dann auf "Öffentliche Spendeorte" [2]. Eine neue Ansicht öffnet sich. Klicken Sie in der Sekundären Navigation (grauer Kasten links) auf "Spendeort anlegen" [3].

• Sie sehen nun fünf Reiter, die wir nacheinander durchgehen werden.

Reiter: Spendeort

• Klicken Sie auf den Suchschlitz neben "TORT/SBZ" [1] und suchen nach Ihrem Spendelokal. Sie können Ihr Spendelokal entweder anhand der TORT-Nummer finden, anhand des Namens oder dem Ort (z.B. Koblenz). Sobald Sie zu tippen beginnen verändert sich die Liste unterhalb des Suchschlitzes. Wählen Sie aus dieser Liste den passenden Eintrag und klicken darauf.

Wichtig: Können Sie Ihr Spendelokal nicht finden? Dann fehlt im Spenderservice im Modul "TORT-System" ein entsprechender Eintrag. Das TRS kann nur Spendelokale finden, die im TORT-System hinterlegt sind. Üblicherweise werden alle Spendelokale, die in der BAS zur Veröffentlichung im Internet freigegeben sind, automatisiert in den Spenderservice importiert. Prüfen Sie bitte, ob Sie den Namen oder TORT-Nummer korrekt eingegeben haben - sollten Sie immer noch nicht den passenden Eintrag finden, wenden Sie sich bitte an support.trs@bsdwest.de

• Klicken Sie in die Auswahllist neben "Teilnahme-Bestätigung" [2] und wählen "Ja". So erhalten die Spender vor Beginn der Blutspende eine E-Mail mit der Bitte, Ihre Teilnahme zu bestätigen. Reagiert der Spender nicht auf diese E-Mail, verfällt seine Reservierung nach einer gewissen Zeit und der gebuchte Platz kann von jemand anderes reserviert werden.

• Als letztes müssen Sie unter "Short-URL" [3] eine kurze, sprechende Bezeichnung für den "Spendeort" eintragen. Über die Short-URL kann später eine Gesamtübersicht über alle in diesem Spendelokal stattfindenden Termine aufgerufen werden, für die eine Online-Reservierung eingerichtet wurde.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf den nächsten Reiter "Ansprechpartner"

Reiter: Ansprechpartner

• Hier können Sie einen Kontakt hinterlegen (müssen aber nicht), der standardmäßig als Ansprechpartner für Blutspendetermine in diesem Spendelokal dienen soll. Der Kontakt muss vorher als "Ansprechpartner" im TRS angelegt sein. Klicken Sie in den Suchschlitz um einen passenden Kontakt auszuwählen. Sollte keiner verfügbar sein, klicken Sie auf den roten Button "Ansprechpartner anlegen" [1].

• Ansprechpartner anlegen: Geben Sie unter "Systemname " [2] eine Bezeichnung für den Ansprechpartner an, unter welcher der Eintrag im TRS gespeichert werden soll (z.B. den Namen des zuständigen Referenten, eine Abteilung, etc.). Der Systemname muss eindeutig und darf nicht bereits vergeben sein. Tragen Sie anschließend den Namen [3] des Ansprechpartners, eine Telefonnummer [4] und eine E-Mail-Adresse [4] ein.

Reiter: Konfiguration

Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten standardmäßig für alle Termine, die an diesem Spendeort stattfinden. Effektiv legen Sie eine "Standard-Konfirguration" für Online-Reservierungen fest, auf welche das TRS zurückgreifen kann. Alle Angaben (z.B. Dauer der Blutspende, Anzahl Liegen, etc.) können beim Anlegen einzelner Termine noch geändert werden, da die Termin-Konfiguration die Spendeort-Konfiguration überschreibt. Wählen Sie die Einstellungen trotzdem mit Bedacht, denn die Angaben, die Sie hier tätigen, haben konkreten Einfluss auf die Reservierungsmöglichkeiten.

• Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick und scrollen bis ans Ende der Seite hinunter. Wie Sie sehen, können für jede der bekannten Spendearten (Blutspende, Plasmaspende, Thrombozytenspende) eigene Konfigurationen gewählt werden.

• Klicken Sie als erstes in das Kästchen neben "Blutspende" [1] und setzen einen Haken. Damit aktivieren Sie, dass später bei der Terminbuchung die Spendeart "Blutspende" zur Verfügung steht. Die Spendearten "Plasmaspende" und "Thrombozytenspende" ignorieren wir zunächst.

• Geben Sie unter "Dauer" [2] die Dauer der Blutspende in Minuten an. Diese Einstellung ist wichtig, da das TRS später anhand der Dauer die buchbaren Plätze berechnet, die dem Spender zur Reservierung zur Verfügung stehen. Die Angabe bezieht sich auf die Dauer der Punktion, also die Zeit, die der Spender auf der Liege verbringt, während ihm oder ihr Blut abgenommen wird.

• Die "Nachlaufzeit" [3] hat keinen Einfluss auf die Belegungsmöglichkeiten. Sie wird zur "Dauer" addiert, um später eine Gesamtlaufzeit im Kalendereintrag zu erzeugen, den der Spender sich z.B. in Outlook oder auf seinem Smartphone speichern kann.

Beispiel:

• Dauer: 15 Minuten
• Nachlaufzeit: 30 Minuten
• Gesamtdauer der Blutspende im Kalender: 45 Minuten

• Im Feld "Anzahl Liegen (online)" [4] legen Sie fest, wie viele Liegen durch Spender im Internet reservierbar sind. Im Feld "Anzahl Liegen (offline)" [5] legen Sie fest, wie viele Liegen durch Mitarbeiter im Backend des Spenderservices verbucht werden können. Sobald alle verfügbaren Liegen reserviert sind, lässt sich keine weitere Liege für den Termin/die Uhrzeit reservieren. Eine Überbuchung ist somit nicht möglich.

Beispiel:

• Anzahl Liegen (online): 5
• Anzahl Liegen (offline): 3
• Gesamtzahl der Liegen, die reserviert werden können: 8

• Belassen Sie die Häkchen unter "Erlaubte Spenderarten" [6] wie Sie sind.

• Als letztes legen Sie unter "Abstand zur Spende" [7] fest, wie viele Stunden vor dem Punktionstermin die jeweilige Liege reservierbar ist. Achtung: Damit ist nicht der offizielle Start des Blutspendetermins gemeint, sondern das Zeitfenster, das sich der Spender reserviert!

Beispiel:

• Abstand zur Spende (Stunden): 5 Stunden
• Punktionstermin 1: 13.30 Uhr
• Punktionstermin 2: 18.00 Uhr
• Punktionstermin 1 kann bis um 8.30 Uhr gebucht werden, danach steht dieser Termin nicht mehr zur Verfügung. Punktionstermin 2 kann bis 13.00 Uhr gebucht werden, danach steht dieser Termin ebenfalls nicht mehr bereit.

• Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf den nächsten Reiter "Benutzer".

Reiter: Benutzer

• Hier legen Sie fest, wer den Spendeort sehen und bearbeiten kann. Als Benutzer, der den Spendeort erstellt, haben Sie auch automatisch Zugriff auf den Spendeort und können ihn bearbeiten oder löschen. Aus der untenstehenden Liste [2] können Sie weitere Benutzer markieren, die zusätzlich zu Ihnen den Spendeort bearbeiten können sollen.

• Markieren Sie auf jeden Fall eine weitere Person, die Sie im Zweifelsfall vertritt. Über den Suchschlitz [1] können Sie direkt nach Benutzern suchen, die Liste filtert sich entsprechend Ihrer Angaben.

Reiter: TORT-Import

"Öffentliche Spendeorte" haben ein nützliches Feature, das alle Blutspendetermine automatisch als reservierbare Termine im TRS anlegen kann. Sobald der Spendeort im TRS konfiguriert wurde, zieht sich das System alle Termine und wandelt sie in TRS-Termine um. In diesem Reiter nehmen Sie deshalb Einstellungen vor, die diesen automatisierten Import betreffen. 

• Geben Sie unter E-Mail-Adressen [1] bitte einen Kontakt an, der benachrichtigt werden soll, wenn der automatisierte Import von Terminen abgeschlossen ist. Sie können auch mehrere E-Mail-Adressen angeben, die Sie jeweils mit einem Komma (",") trennen. Wenn zusätzlich der Referent benachrichtigt werden soll, der die Termine in dem Spendelokal organisiert, setzen Sie neben "Referent benachrichtigen" [2] bitte in Häkchen.

• Unter "Vorlauf für automatisiertes Anlegen von Terminen" [3] geben Sie an, wie viele Tage vor dem Start der Blutspendeaktion das TRS die Termine reservierbar machen soll. Das dient zu verhindern, dass ein Termin sofort online reservierbar wird, sobald er in die BAS eingetragen wird.

Spendeort erstellen

Haben Sie alle Reiter ausgefüllt? Kontrollieren Sie noch einmal Ihre Angaben. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie nun auf den grauen Button "Spendeort erstellen" klicken. Das Spendelokal ist jetzt als Spendeort im TRS eingerichtet. Sie können jetzt anfangen, Termine für den Spendeort anzulegen - wie das funktioniert, erklären wir Ihnen im nächsten Tutorial.

Einträge bearbeiten

• Wenn Sie Änderungen am Spendeort vornehmen oder Ihre Angaben noch einmal prüfen wollen, klicken Sie bitte in der Sekundären Navigation (grauer Kasten links) auf "Spendeorte auflisten".

• Sie erhalten eine Übersicht aller Spendeorte, bei denen Sie als Benutzer hinterlegt sind. Über den Suchschlitz können Sie entweder nach der TORT-Nummer oder dem Namen des Spendeorts suchen.

• Alternativ können Sie sich auch durch die Liste scrollen, bis der gesuchte Spendeort erscheint.

• Neben jedem Eintrag finden Sie vier rote Buttons. Der "Lupe"-Button [1] zeigt Ihnen den Eintrag des Spendeorts an, wie er im TRS hinterlegt ist. Hier haben Sie u.a. auch die Möglichkeit, QR-Codes für die Short-URL und die Long-URL des Spendeorts herunterzuladen oder anzeigen zu lassen. Sie können sich bei Bedarf durch die Reiter klicken.

• Wenn Sie den Eintrag bearbeiten wollen, können Sie oben rechts auf den roten "Bleistift"-Button klicken. Derselbe Button erscheint auch an zweiter Stelle [2] in der Übersicht, die erscheint, wenn Sie "Termine auflisten" auswählen.

• Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten müssen Sie unten am Ende der Seite auf den grauen Button "Spendeort aktualisieren" klicken, damit die Änderungen übernommen werden. Diesen Button finden Sie unter jedem Reiter.

• Der "Mülleimer"-Button [3] dient dazu, den Eintrag des Spendeortes zu löschen. Seien Sie vorsichtig mit diesem Button! Sollten Sie versehentlich darauf geklickt haben, erscheint ein Pop-Up, das Sie bittet, die Löschung zu bestätigen.

• Wenn Sie den Eintrag nicht löschen wollen, klicken Sie bitte auf "Nein".

• Der letzte Button in der Reihe heißt "Öffnen" [4]. Klicken Sie darauf, um sich anzusehen, wie der Spendeort im Frontend des TRS aussieht: Die Ansicht, die sich öffnet, ist dieselbe, die auch der Spender sieht, wenn er z.B. die Short-URL in seinen Browser einträgt. Sie werden als erstes gebeten, sich anzumelden. Wie die Anmeldung und Reservierung aus Sicht des Blutspenders funktioniert, wird in einem separaten Tutorial erklärt.

Ende

Im letzten Tutorial haben wir gelernt, wie wir ein Spendelokal im TRS als "Spendeort" einrichten. Als nächstes müssen wir unsere Blutspendeaktion im TRS als "Termin" hinterlegen. 

Bitte beachten Sie, dass Sie die folgenden Schritte nicht für jeden Termin durchführen müssen. Das TRS 2.0 verfügt über eine Möglichkeit, automatisch Termine für einen Spendeort anzulegen, der vorher manuell eingerichtet wurde. Das TRS übernimmt die Angaben, die Sie beim Einrichten des Spendeorts getätigt haben und wendet Sie an, um automatisch Termine zu generieren. Trotzdem kann es sein, dass Sie bestimmte Blutspendeaktionen lieber händisch als Termin anlegen wollen - oder Angaben für automatisch erstellte Termine ändern möchten. Was wir in diesem Tutorial lernen, ist in beiden Fällen anwendbar.

"Termin anlegen" wählen

• Loggen Sie sich ins Backend des TRS ein und klicken auf der primären Navigation (rote Leiste oben) auf "Verwaltung" [1], dann auf "Öffentliche Spendeorte" [2].

• Klicken Sie in der sekundären Navigation (grauer Kasten links) auf "Termin anlegen" [3]. 

Spendeort auswählen

• Tragen Sie in den Suchschlitz [1] den Namen des Spendeorts ein, an dem der Termin stattfinden soll. In Tutorial 1 haben Sie bereits gelernt, wie man einen Öffentlichen Spendeort anlegt.

• Wählen Sie den angelegten Eintrag aus der Liste aus.  

Termin-Nr. auswählen

• Klicken Sie auf die Dropdown-Liste [1] und wählen die Blutspendeaktion aus, die als Termin im TRS angelegt werden soll. Damit eine Blutspendeaktion in dieser Liste erscheint, muss Sie zuvor im TORT-Modul des Spenderservice als Termin eingetragen sein. Diese Eintragung findet automatisch statt.

• Sollte der gesuchte Termin nicht in der Liste zu finden sein, prüfen Sie bitte, ob der Termin in der BAS als "im Internet veröffentlichen" markiert wurde. 

Einstellungen vornehmen

• Nachdem Sie den passenden Termin ausgewählt haben, verändert sich die Ansicht wieder und Sie sehen das komplette Formular, dass es auszufüllen gilt. Die meisten Einstellungen kennen Sie bereits aus Tutorial 1. Die Angaben, die Sie beim Einrichten des Spendeorts unter "Konfiguration" gemacht haben, sind automatisch in dieses Formular übernommen worden. Sie können, wenn Sie wollen, jedoch abweichende Angaben machen, wenn Sie für diesen Termin z.B. 5 statt 3 Liegen (offline) anbieten wollen. 

• Neu sind die Einstellungen für "E-Mail-Adresse für Statusbericht bei 75% Auslastung" [1] und "E-Mail-Adresse Benachrichtigung Terminänderung" [2]. Tragen Sie im ersten Feld die E-Mail-Adressen der Personen ein, die benachrichtigt werden sollen, wenn 75% der buchbaren Liegen reserviert wurden. Als Referent empfiehlt es sich, hier seine eigene E-Mail-Adresse und die der Abteilung Entnahme einzutragen. Im zweiten Feld geben Sie die E-Mail-Adressen aller an, die bei Änderungen am Termin informiert werden sollen. 

Zeiträume anlegen (optional)

• Wenn Sie wollen, können Sie den Termin in mehrere Zeiträume [1]  gliedern, zu denen jeweils eine unterschiedliche Anzahl von Liegen reservierbar ist. 

Beispiel: 
Zeitraum 1: 12:00 bis 14:00 Uhr, Anzahl der Liegen (online) 10, Anzahl Liegen (offline) 2
Zeitraum 2: 14:00 bis 16:00 Uhr, Anzahl Liegen (online) 8, Anzahl Liegen (offline) 2
Zeitraum 3: 16:00 bis 18 Uhr, Anzahl Liegen (online) 2, Anzahl Liegen (offline) 4

• Diese Option dient vor allem dazu, dass Referenten die Terminreservierungen an den erwarteten Spenderfluss vor Ort anpassen können. Wenn z.B. zum Ende der Blutspendeaktion mit deutlich mehr "Laufkundschaft" gerechnet wird, empfiehlt es sich, für diesen Zeitraum weniger Liegen reservierbar zu machen.

Termin erstellen

• Sind Sie mit Ihren Angaben zufrieden? Dann klicken Sie zum Abschluss auf dem grauen Button "Termin erstellen" am Ende der Seite. 

Termine bearbeiten

• Wenn Sie einen angelegten Termin bearbeiten wollen, klicken Sie in der sekundären Navigation (grauer Kasten links) auf "Termine auflisten" [1]. Sie erhalten eine Übersicht aller angelegten Termine, die Ihnen zugeordnet sind.

• Über den "Lupe"-Button [2] können Sie die Detailansicht für den Termin öffnen.

• Über den "Bleistift"-Button [3] lässt sich der Termin bearbeiten.

• Mit dem "Papierkorb"-Button [4]  wird der Termin gelöscht. 

Ende

Das Anlegen eines Unternehmens funktioniert prinzipiell gleich wie das Einrichten eines Öffentlichen Spendeortes: Erst muss das Unternehmen als "Spendeort" im TRS eingerichtet werden, damit anschließend dafür Termine angelegt werden. 

Für Unternehmen ist vorher jedoch ein weiterer Zwischenschritt notwendig, der für Öffentliche Spendeorte nicht gilt: "Unternehmenstermine" werden in der BAS üblicherweise nicht als "Im Internet veröffentlichen" markiert, da sie nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Deshalb erscheinen sie auch nicht auf der Terminsuche der Website des DRK-Blutspendedienst West - und damit auch nicht im TRS! 

Deshalb muss zuerst ein Eintrag im TORT-System (=Datenbank der Terminorte) des Spenderservice angelegt werden. Dieser Prozess muss pro Unternehmen nur einmal durchlaufen werden. Wie Sie einen Eintrag im TORT-System anlegen, lernen wir im nächsten Schritt. 

• Melden Sie sich unter login.spenderservice.net mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort im Backend des Spenderservices an. 

• Klicken Sie in der unteren Navigation (graue Leiste) auf „TORT-System“ [1]. 

• Klicken Sie in der oberen Navigation (rote Leiste) auf „Spendeorte“ [2] und dann auf „Spendeorte auflisten“ [3].

Sie sehen eine Übersicht aller Spendeorte, die im TORT-System angelegt sind. Der Großteil dieser Orte wird aus der BAS-Datenbank importiert und automatisch angelegt. Prüfen Sie als erstes, ob Ihr Spendeort möglicherweise bereits existiert, indem Sie entweder den Namen des gesuchten Ortes in den Suchschlitz [1] eingeben und die Suche mit Klick auf das „Lupe“-Symbol [2] bestätigen.

Alternativ klicken Sie auf das „Trichter“-Symbol [3] und filtern die Ansicht, indem Sie unter [4] „Unternehmen“ auswählen. Alle Unternehmens-Spendeorte sind mit einem „Haus“-Symbol [5] gekennzeichnet.  

Existiert der Unternehmens-Spendeort noch nicht, müssen Sie ihn einmalig manuell anlegen.

Klicken Sie in der oberen Navigation (rote Leiste) auf „Spendeorte“ [1] und dann „Spendeort anlegen“ [2]. 

Ein neues Fenster öffnet sich.

Tragen Sie im Reiter „Spendeort“ folgenden Angaben ein: 

• TORT/SBZ [1]: Tragen Sie die TORT-Nummer des Spendelokals ein. 

• Spendeort-Typ [2]: Wählen Sie den Eintrag „Unternehmen“ aus. 

• Lokal [3]: Tragen Sie den Namen des Lokals ein. 

• Straße [4]: Tragen Sie den Straßennamen samt Hausnummer ein. 

• PLZ [5]: Tragen Sie die Postleitzahl ein. 

• Ort [6]: Tragen Sie den Namen der Stadt ein.

• Im Feld „Information“ [7] können Sie relevante Informationen, die den Spendeort betreffen als Freitext eingeben. 

• Im Feld „Anfahrt & Parken“ [8] können Sie Hinweise zur Parksituation am Spendeort eintragen.

• Stellen Sie sicher, dass in der Checkbox „Aktiv“ [9] ein Haken gesetzt ist. 

• Die Checkboxen unter „Auswahl“ [10] können Sie belassen, wie Sie standardmäßig eingestellt sind. 

• Klicken Sie anschließend oben auf den nächster Reiter, „Geo-Daten“.

Im Reiter „Geo-Daten“ trägt das TORT-System auf Grundlage der unter „Spendeort“ angegebenen Adresse automatisch die Breiten- und Längengrade ein, die für die Kartenansicht und die Routenplanung nötig sind. Dies geschieht automatisch. 

Es kann in Einzelfällen vorkommen, dass die Geo-Daten falsch oder gar nicht ermittelt werden können. In solchen Fällen können Sie hier manuell die korrekten Daten eintragen. 

Klicken Sie auf den nächsten Reiter, „Unterstützer“.

Im Reiter „Unterstützer“ können Sie Bilder hochladen und daraus klickbare Links schaffen, die z.B. auf die Website eines Sponsors oder Kreisverbandes, etc. verweisen. Für einen Unternehmenstermin könnten Sie z.B. das Logo des Unternehmens, in welchem der Termin stattfindet, hochladen. Dieser Schritt ist aber optional und muss nicht durchgeführt werden: 

• Klicken Sie auf das “+“-Symbol [1].

• Klicken Sie neben „Logo“ auf den Button „Datei auswählen“ [2]. Es öffnet sich ein Dialogfeld, über welches Sie die entsprechende Bilddatei auf Ihrem PC auswählen können. Bitte wählen Sie nur Bilder im Dateiformat .jpg, .png oder .gif aus, die nicht größer als 4MB sind. Die optimale Auflösung für das Bild liegt bei 240x140 Pixel. 

• Tragen Sie unter „Name“ [3] den Namen des Unterstützers ein. 

• Tragen Sie unter „Link-URL“ [4] die Website des Unterstützers ein. 

• Klicken Sie anschließend auf den nächsten Reiter, „Bilder“.

Im Reiter „Bilder“ können Sie Bilder und Impressionen des Spendeorts hochladen. Das ist besonders nützlich, um z.B. den Zugang zum Spendeort zu zeigen. Dieser Schritt ist allerdings optional. Wenn Sie Bilder hochladen möchten, gehen Sie wie im Schritt zum Reiter „Unterstützer“ vor. 

Den nächsten Reiter „TRS“ können Sie ignorieren. 

Wenn Sie alle Einstellungen in den Reitern vorgenommen haben, klicken Sie am Ende der Seite auf den Button „Spendeort erstellen“ [1].

Kommen wir nun zum eigentlichen Teil: Dem Anlegen des Unternehmens im TRS. Nachdem der Spendeort nun im TORT-System existiert, kann auch das TRS darauf zugreifen und es können Terminreservierungen angelegt werden. 

• Klicken Sie in der unteren Navigation (graue Leiste) auf „Terminreservierung“ [1]. 

• Klicken Sie in der oberen Navigation (rote Leiste) auf „Verwaltung“ und wählen „Unternehmen“ [2] aus. 

• Klicken Sie in der linken Navigation (grauer Kasten) auf „Unternehmen anlegen“ [3].

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „TORT/SBZ“ [1] und suchen Sie nach der TORT-Nummer des Spendeortes, den Sie vorhin angelegt haben. Klicken Sie auf den korrekten Eintrag. 

• Tragen Sie bei „Name des Unternehmens“ den Namen der Firma oder des Unternehmens ein, so wie er später im TRS dargestellt werden soll. Die weiteren Einstellungen in den Reitern „Ansprechpartner“, „Konfiguration“ und „Benutzer“ funktionieren genauso wie im Tutorial für das Erstellen Öffentlicher Spendeorte. 

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button „Unternehmen erstellen“ (unten) [2].

• Klicken Sie in der linken Navigation (grauer Kasten) auf „Unternehmensevent anlegen“ [1]. 

• Wählen Sie in dem Dropdown-Menü [2] als erstes das Unternehmen aus, das Sie eben angelegt haben. Sie können den Spendeort auch anhand des Namens suchen, den Sie vergeben haben, statt durch die Liste zu scrollen.

Sobald Sie das Unternehmen ausgewählt haben, verändert sich das Fenster. 

• Den Eintrag unter „Spendeart“ [1] können Sie auf „Blutspende“ belassen. 

• Geben Sie unter „Namen“ [2] eine Bezeichnung für den Event an (z.B. Unternehmensblutspende bei Amazon). 

• Fügen Sie unter „Beschreibung“ [3] einen kurzen Text mit den notwendigsten Informationen ein (z.B. Info für die Mitarbeiter des Unternehmens, etc.)

Die weitere Konfiguration des Events verläuft wie schon aus dem Tutorial „Öffentliche Spendeorte“ bekannt: 

• Tragen Sie „Dauer“ [1] und „Nachlaufzeit“ [2] für die Blutspende ein und bestimmen die Anzahl der Online- und Offlineliegen [3] [4]. 

• Vergessen Sie nicht über den Button „Tag hinzufügen“ [5] den eigentlichen Termin einzurichten. Sollte der Unternehmensevent über mehrere Tage gehen, können Sie auch mehrere Tage eintragen und müssen so nicht mehrere Unternehmensevents einzeln anlegen. 

• Klicken Sie anschließend auf „Unternehmensevent erstellen“ [6] um die Einrichtung abzuschließen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie im TRS 2.0 die Tagesübersicht aufrufen und Belegungslisten für individuelle Termine ausdrucken können.

Tagesübersicht aufrufen

• Klicken Sie in der primären Navigation (roter Balken oben) auf "Tagesübersicht" [1]. Über diese Ansicht können Sie in Echtzeit die Reservierungen für einen gewählten Termin verfolgen.

• Wählen Sie unter "Spendeort" [2] das Spendelokal aus, dann unter Spendeart [3] "Blutspende".

Termin im Kalender betrachten

• Im Kalender werden jetzt alle Tage hervorgehoben, an denen ein Termin an diesem Spendeort stattfindet. 

• Im Kasten rechts oben mit der Aufschrift "Monatsübersicht" [1] sehen Sie eine Liste aller Termine, die in diesem Monat stattfinden und eine Angabe, wie viele der buchbaren Liegen am jeweiligen Termin bereits reserviert wurden. 

• Klicken Sie im Kalender auf einen der Tage [2]. Unter dem Kalender sehen Sie jetzt eine Liste mit allen buchbaren Liegezeiten [3]. Anhand der Farbe vor der Uhrzeit sehen Sie, ob zu dieser Liegezeit noch Plätze frei sind (grün), nur noch wenige Plätze frei sind (gelb) oder alle Plätze belegt sind (rot). Hinter den Uhrzeiten finden Sie eine Angabe, wie viele Plätze noch gebucht werden können.

Buchungen betrachten

• Klicken Sie auf eine der Liegezeiten. In der aufgeklappten Liste sehen Sie alle Spender, die sich für diese Liegezeit einen Platz reserviert haben. Über die Icons unter den Namen können Sie den Spender umbuchen (Pfeile) [1], die Reservierung löschen (Papierkorb) [2] oder bearbeiten (Bleistift) [3]. 

• Wie Sie eine Buchung bearbeiten oder einen Spender umbuchen, erklären wir in Tutorial 4, weiter unten. 

Belegungsliste drucken

Unter dem Kalender finden Sie drei rote Druck-Buttons, mit denen Sie unterschiedliche Versionen von Belegungslisten für den angewählten Termin drucken können. 

• Über den Button "Belegungsliste drucken" [1] erhalten Sie eine vollständige, mehrseitige Belegungsliste des ausgewählten Termins. 
• Über den Button "Anonymisierte Belegungsliste drucken" [2] erhalten Sie eine verkürzte Ansicht, ohne Spendernamen. 
• Über den Button "Belegungsliste mit Spendernamen drucken" [3] erhalten Sie eine Liste mit den Namen aller Spender, die einen Termin reserviert haben. 

Die Liste gibt immer den aktuellsten Stand an.

Ende

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie einen Reservierung für einen Spender buchen und anschließend ändern oder stornieren können.

Spender auswählen

• Klicken Sie in der primären Navigation (rote Leiste oben) auf "Spenderauswahl". Ein neues Fenster öffnet sich, mit einem Formular, über das sie den Spender suchen können. 

• Geben Sie unter "Spendernummer" [1] die Spendernummer des Spenders ein und klicken auf den Button "Spendersuche erstellen" [2]. Sie können den Spender auch anhand von Vorname, Nachname oder Geburtsdatum suchen. 

• Sie erhalten eine Liste aller Spender, auf welche die angegebenen Suchkriterien zutreffen. Wenn Sie die Spendernummer eingegeben haben, sollten Sie nur ein einziges Suchergebnis erhalten. 

• Klicken Sie rechts vom Eintrag auf den Pfeil (">") [3] unter "Aktionen". 

Termin auswählen

• Sie gelangen zur Terminansicht, die bereits aus Tutorial 3 bekannt ist. Suchen Sie unter "Spendeort" nach dem Spendelokal und klicken auf den Eintrag. Im Kalender werden jetzt alle Termine hervorgehoben, an denen an diesem Ort eine Terminreservierung möglich ist. 

• Im Kasten rechts vom Kalender [1] erhalten Sie eine Übersicht über den Spender, sowie über bestehende oder zurückliegende Reservierungen. 

• Wichtig: Falls für den Spender eine Sperre vorliegt (z.B. Rückstellung, dauerhafter Ausschluss) erscheint ein Kasten mit dem Titel "Sperre". Darin steht das nächstmögliche Datum für eine Blutspende. Bei gesperrten Spendern sind alle Termine im Kalender ausgegraut, an denen eine Blutspende noch nicht möglich ist. 

• Klicken Sie auf den gewünschten Termin im Kalender. 

Liegezeit auswählen

• Unterhalb des Kalenders öffnet sich eine Auflistung aller für diesen Termin verfügbaren Liegezeiten. Neben jeder Liegezeit wird außerdem angezeigt, ob noch Liegen verfügbar sind ("grün"), nur noch wenige Liegen verfügbar sind ("gelb") oder keine Liegen mehr verfügbar sind ("rot"). Neben der Liegezeit wird außerdem die Anzahl der bereits gebuchten Liegen und insgesamt buchbaren Liegen angezeigt. 

• Klicken Sie rechts von der Liegezeit auf den Dropdown-Button (Pfeil nach unten) [1]. Sie sehen nun eine Auflistung aller Spender, die für diese Liegezeit bereits einen Termin gebucht haben. Am Ende dieser Auflistung steht der Button "Termin reservieren" [2]. Klicken Sie darauf, um für den Spender die gewählte Liegezeit zu buchen. 

Reservierung anlegen

• Ein neues Fenster öffnet sich, mit einem Formular, um die Reservierung abzuschließen. Wählen Sie unter "Belegung" [1] aus, ob die Reservierung als Online-Liege oder Offline-Liege gelten soll (s. Tutorial 1).

• Unter "Kontakt" [2] können Sie eine E-Mail-Adresse und eine Handynummer für den Spender hinterlegen. Klicken Sie an, welche Erinnerungen der Spender vor Terminbeginn erhalten soll. Es sind mehrere Auswahlen möglich. 

• Bestätigungs-Mail [3]: Der Spender erhält eine Reservierungsbestätigung an die oben angegebene E-Mail-Adresse. 

• Den Abschnitt "Bemerkungen" können Sie ignorieren. 

• Klicken Sie, wenn Sie fertig sind, auf den Button "Reservierung anlegen". 

Reservierung umbuchen / stornieren

Wenn Sie die Reservierung eines Spenders auf einen anderen Termin umbuchen oder ganz stornieren wollen, gehen Sie genauso vor, wie in den Schritten zuvor: 

Klicken Sie in der primären Navigation (rote Leiste oben) auf "Spenderauswahl" und suchen den Spender über seine Spendernummer. Wählen Sie den passenden Spender aus den Suchergebnissen und klicken auf den Pfeil unter "Aktionen". Sie gelangen nun wieder zur Kalenderansicht.

In den Kästen rechts werden Informationen zum Spender angezeigt. Unter "Bestehende Reservierungen" sehen Sie die gebuchten Termine für den Spender. Neben jedem Termin erscheint eine Reihe von Buttons.

• Umbuchen:

Klicken Sie auf den "Pfeile"-Button [1], um die bestehende Reservierung umzubuchen. Das Vorgehen ist dasselbe wie zuvor: Wählen Sie unter "Spendeort" den gewünschten Spendeort aus und klicken auf einen passenden Termin in der Kalenderansicht. Wählen Sie wieder eine Liegezeit, an der noch Plätze frei sind und klicken auf "Termin reservieren". Füllen Sie wieder das Formular, tragen die Erinnerungen ein und klicken anschließend auf "Reservierung umbuchen". 

• Stornieren:

Klicken Sie auf den "Papierkorb"-Button [2]. Sie werden aufgefordert, das Löschen zu bestätigen. Klicken Sie "Ja" und schließen damit die Stornierung ab. 

Ende